由Web 2.0看福馨家庭的經營與發展 - 通達人驛站
2008/9/19

由Web 2.0看福馨家庭的經營與發展

這篇文章是我參加一個團體後,因為有感於運作模式不佳,而在2007年5月30日在另一個部落格所寫的文章。

其實,我的重點在於如何讓一個團體,能有效地、有機地活動。

有些讀者因為沒參加這個團體,所以可能不了該組織的運作,不過大家還是看看我對於一個NPO的運作模式的一些看法吧。

其實,我不是家庭的家長,也只是個希望無為而治的資訊組長,也就因為如此,在我已經有三次沒有參加家聚後,我開始去思考一個問題:在我多次未出席後自己能為福馨家庭供獻什麼?

正因為這個原因,我嘗試以旁觀者的角色提出福馨家庭在加入Web 2.0的要素後的可能發展方向,希望藉由提出個人思考的過程,能拋磚引玉、讓大家也集思廣議地思索一下:福馨家庭還可以有什麼不同?以下是全文。

0.前言

1.關於福馨家庭
1.1起源與宗旨
1.2組織
1.3活動模式
1.4福馨家庭的特性

2.Web2.0簡介
2.1何謂Web2.0?
2.2Web1.0和Web2.0的網站比較-網站和部落格
2.3Web1.0的組織比較
2.4利用Web2.0的特色發展的實例

3.福馨家庭如何應用Web2.0
3.1分享取代控制-扁平式組織
3.2參與取代接收-應用雁行理論
3.3免費取代收費-善用科技
3.4資源分散取代資源集中-運作方式

4.結語

0.前言

本文嘗試以一個旁觀者的角色,在了解後福馨家庭的現況後,先介紹Web 2.0在網路世界的發展與影響後,再試著結合福馨家庭與Web 2.0的運作方式,提出福馨家庭在加入Web 2.0的要素後可能的發展方式與方向。

1.關於福馨家庭

1.1起源與宗旨

福馨家庭的起源是參與POP活動後的學員會有等待下階課程的空檔,在這個空檔往往會因為有其他的外力影響,使學員因為感覺失去團體的支持,從此不再上課了。

因此POP希望能藉由一些小團體的運作能在這些空檔給予學員課後的心理支持;POP的學員自己也希望能有類似POP上課過程中的心理支持環境,在等待 課程的平時就能提供POP學員心理支持,使團體支持的力量不致中斷,在雙方的需求下由POP學員發起了這個NPO非營利性組織。
參加這個組織的條件有三:

  1. 必須參加過POP的課程;
  2. 在POP課程外有第二層的關係:親屬、同事、介紹人、好友、同學;
  3. 有類似的地緣關係,位於容易到達的鄰近區域內,例如台北縣、市就算是一區。
1.2組織

這個非營利性組織因為在POP課程中將分成的小組稱作家庭的緣故,因此也多以家庭來稱呼。福馨家庭的組織結構與功能式組織接近,由一個參加高階課程的學員擔任家長,下轄三個小組,每個小組設定組長、負責帶領組員運作。

1.3活動模式 福馨家庭目前的活動模式延襲迎馨家庭的經營模式:

  • 每個月定期舉辦一次家庭聚會
  • 聚會活動的地點由活動組決定,聚會時間多訂於每月的第三個星期天下午,
  • 聚會的型式主要是由參與活動的成員靜態的分享最近的心情,並回應其他成員的分享,藉由成員平行分享的方式,達成平緩情緒的目的。
1.4 福馨家庭的特性

福馨家庭的組織運作方式,有個既是先天限制又是優點的特性:規模不能太大。這也是福馨家庭會由迎馨家庭分支成為獨立小團體的緣故。

這是因為組織運作方式需要在限制的時間內讓參與者分享心情,所以規模不能太大。以1.5個小時的活動分享時間來看,如果有20個人參與活動,每個人就只有4.5分鐘的說話時間,這包含自述、答覆、詢問,以出席率6成計算,這樣團體的總人數大約33個。當人數更多時,每個人的參與率就會下降。當參與率降低後,人就又會離開,直到參與率達到參與者的預期,人數的降低才會停止。

2.Web2.0簡介

2.1何謂Web2.0?

Web2.0一詞源自全球最大的電腦出版商歐萊禮公司(O'Reilly Media)。網路的第一個紀元,是比賽誰可以提供更多資訊,在第二次Web2.0大會召開前夕,歐萊禮發表一篇了關鍵性文章。他認為:「Web2.0的本質是,利用集體智慧,將網路調整為所謂的全球的大腦……。」

Web2.0的出現,宣告了網路第二個紀元的來臨,也代表了正在上演的第二次網路大戰。Web2.0有四個特色:參與取代接收、分享取代控制、資源分散取代資源集中、免費取代收費。

2.2Web1.0和Web2.0的網站比較-網站和部落格

在歐萊禮的概念中,他認為Web2.0和1.0 時代的主要差別在於:Web1.0的時代,所有服務是以公司為中心提供,所有消費者則是被動的接受者,即使不滿意,也很難改變服務內容。

在Web2.0 的時代,服務是隨時透過消費者留下的訊息,即時更新。在這個時代裡,使用者擁有更大的資訊控制權,他們能隨時透過上傳,參與修改他們不滿意的服務內容,例如著名的wikipedia(維基百科),就是由註冊的網友上網分享個人所熟悉的專業、事物,而完成的一個免費線上百科,這個網站,提供網友更多元的知識,也使每個人取得這些知識(資源)的取得成本降到最低,甚至於免費。

換句話說,每個人都擁有比過去更大能改變自己世界的權力。Web2.0的重點不在於誰更有錢,而在誰更能動員;誰能把網路的力量發展到極致,從網路使用者身上集中出最大的影響力,誰就是網路世界的老大。

2.3Web1.0的組織比較

常見的組織結構有:功能式組織、專案式組織、或矩陣式組織。在Web1.0的時代,NPO與其他營利性組織一樣採用前述之組織模式,相關的介紹如下:

  • 功能式組織是最傳統的組織結構,也可稱為軍隊式組織。
    一般來說,大部分的企業會採功能式的組織結構,根據不同的企業需求設立相關部門(如:生產、銷售、研發等),然後再安排部門主管。
    此類的組織結構所強調的運作方式是由上到下一條鞭的命令執行。
    優點是因為透過組織的實際需要,透過精密的分工,人員的技能容易專精,因此每個部門的運作比較有效率,上級的命令也比較容易貫徹至下層;
    但缺點則是由於每個部門都只從各自的專業作判斷,因此對事情的判斷會變得狹隘,也缺乏水平式的溝通。
  • 專案式組織。
    是指組織為了因應特殊的任務需求,從不同的部門徵調一些人過來參與新成立的專案小組。這些調過來的人力會被要求在專案執行期間,必須放下原本的工作而全力投入新的專案。
    概念上類似借調,人員不回原來的部門工作。通常專案本身會有個領導人,人員的管理權責在專案負責人身上,成員的表現就由這位領導人來考核。
    優點在於組織彈性、靈活、人員有共同的目標,
    缺點則在於人員的選拔對專案的成敗有很大的影、專案成員較無歸屬感,此外人員也會擔心專案結束後的職涯規畫。
  • 矩陣式組織。
    和專案式組織相似,同樣是從其他部門調一些人過來參與專案工作,但並不要求百分之百的參與,還是要花部分時間做原來的工作,人員的管理權責仍然在原始部門,這種組織結構就稱為矩陣式組織。
    優點是在進行專案的同時,也能兼顧專案成員原本的工作;
    缺點則在人員如果過於投入專案、或是原始部門,都會對於另一項工作產生影響;此外不論是專案、或是原始部門的主管,都希望能爭取人員的主控權,有可能因此產生立場的對立。
2.4 利用Web2.0的特色發展的實例

參與取代接收

以往Web1.0的工作分派來自於目標訂定者,工作者僅只是被動接收被分派的工作;進入Web2.0,工作者對於有興趣的目標可以更主動參與並提出自己的看法,例如:維基百科就是藉由願意參與撰寫百科的網友,在很多的時間內建立完成,而且內容持續改進並增加,這個方式使參與者對於目標享有更多的自由性。

分享取代控制

以往Web1.0的資訊來自於資訊控制者,由控制者決定釋出何種資訊,例如:廠商藉由廣告傳遞商品訊息;在Web2.0資訊接受者能夠透過資訊散佈工具,將資訊以最低的成本散佈出去,例如:有些人會建立Web2.0盛行的部落,並在自己的部落格內發表自己去某間餐廳的感想,其他人可以搜尋到這些資訊,使用者有了更多的資訊來源,由自己判斷這些資訊的可信度,取代了傳統以往由廠商散佈片面想要塑造型像的方式。

資源分散取代資源集中

在以往的組織運作上,是先將資源集中後,再統一進行作業。例如:Web1.0的檔案分享方式是先上傳到FTP(File Transfer Protocol, 文件傳輸協議)主機,使用者再自行由FTP主機下載,由於上載的頻寬不如下載,因此上載檔案比下載檔案更花時間,再者,使用者的下傳等於FTP主機的上傳,因此FTP主機的上傳頻寬仍然有限,這一來一往之間,不但浪費上下傳的時間、也浪費上下傳的頻寬資源。

在Web2.0,資源可以作更有效的利用,不一定非得需要集中再進行作業,這導致P2P(peer-to-peer, 點對點技術)軟體的盛行,使用者所需的資料不再集中至某個站台,而是直接透過軟體進行資料交換。現在就連遊戲廠商也採用這個方式,進行更新程式的下載。

免費取代收費

在Web1.0的網路服務廠商開始對原本的免費服務收費之際,在Web2.0時代,開始有像Google的廠商,開始提供類似Gmail的免費網路郵件服務。不但有其他廠商的免費功能,也包含了其他廠商的付費功能。

因為,Web1.0的網路服務廠商是向使用者付費,但Web2.0的網路服務廠商是向其他付費買廣告的廠商收費,因此使用者得以享受免費的服務。

3.福馨家庭如何應用Web2.0

以民主制度來看,二千年前雅典城邦直接議事制度的2000-3000人,對照現在民主代議制度動輒影響2-3億人來看,真是小得多了。但這卻不代表現在的代議制度就比以前的直接議事制度更好,因為先天的環境限制造就了不一樣的制度。

既然福馨家庭有像雅典城邦在先天規模上的限制,何不善用這個限制,成為福馨家庭的特點,成為一個小而美的組織?以下將針對Web2.0的特色提出個人的觀點。

3.1分享取代控制-扁平式組織

福馨家庭目前採用家長-組長-組員的三層式功能式組織。依照學者的研究,一個人的管理輻度極限是9人,超過9人後管理者對下屬的影響力就會下降,因此以一個管理者套用到三層式架構的功能式組織後,可以管理團體的總人數大約是90人左右。

但以現在應用在企業的實例來看,提昇管理方法、工具的效率後,可以管理的總人數可以更多,換句話說,三層式的功能式架構其實能應用到100人以上的組織,但以目前福馨家庭的人數來看,是否適用這個三層式功能式組織,其實還有討論的空間。

3.2參與取代接收-應用雁行理論

雁行理論原來是指長達飛行的雁群,在擔任領隊的野雁疲倦了就退到側翼,由側翼的野雁輪流接替飛在隊形最前端的領隊帶領雁群飛行的組織型態。雁行理論是組織型態內的一個特例,如果要達到這個目標就必須具備以下幾個條件:

  1. 團隊必須有一致的目標;
  2. 達成目標的手段由一個人進行時很難持久,有越多人的參與會越省力;
  3. 團隊的成員彼此能力的差異性很低,每個人都有能力接替領隊的位置;
  4. 所有成員都知道到達目標的方向。
福馨家庭的成員都已經具備前述兩個要素,如果能補齊接下來介紹的兩個要素,就能應用雁行理論進行組織運作,讓大家更能知道如何發揮自己的能力,提昇團隊的戰力。

3.3免費取代收費-善用科技

目前,福馨家庭成員使用電話、行動電話等付費工具,作為主要的聯絡方式。活動內容也以到某個地點消費一段時間的方式來進行,其實透過資訊工具的多樣化,有更多的免費工具能幫助成員達到聯絡溝通的需求。

靜態的溝通可以使用部落格、eMail等資訊散佈方式;動態溝通可以使用即時通訊軟體作多人即時互動,就能更彈性的進行活動,打破時間、空間的限制,不再非得使用電話作為唯一的工具,也不再需要到某個特定地點見了面才能進行活動,這樣活動型態就能更有彈性。

3.4資源分散取代資源集中-運作方式

資源不一定非指實體的東西,還包含了抽象的東西。目前福馨家庭使用集中的方式運作,由少部份的人來進行特定的工作。例如:需要資訊組來更新部落格、由活動組來決定活動地點、由秘書組負責庶務工作。

倘若,每個人對於工具的應用能力更接近時,就可以有更彈性的作法:要在部落格發表文章,只要成員被授權後,每個人就可以自行在部落格內放文章;要告訴大家什麼事,寫封eMail告訴大家就可以了,不一定非得用電話、簡訊通知;想要大家聊聊,不論是用文字、語音,只要約好時間大家上線使用即時通訊軟體就可以,不一定非得約個大家都有空的時間出來見面。

4.結語

上過POP課程後,學員為了能持續維持成長的動力,會加入像福馨家庭一樣的團體,因此能否讓學員能繼續在這個團體彼此成長,取決於這個團體的運作效果,因此,筆者提出加入Web2.0要素的的觀點,期望能達成上述的目的。

  1. 林宏達,《破壞王來了!》,商業周刊第 972 期
  2. 賴士葆,《賴士葆談管理》,104職感網
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