試用心得-Office Mac 2011中文版體驗

前些日子去參加「Office Mac 2011中文版體驗會」，見識了最新版的Office。

主辦單位說，參加的人要寫文章，才有機會得到一份Office Mac 2011，所以我就開始著手寫文章。不過，我最後發現要寫的真的有點長，所以，我把它分成三個部份刊出。

第一個部份是《我的Office人生-Office Mac 2011中文版體驗》，介紹我使用Office的過程；第二個部份是《特色說明-Office Mac 2011中文版體驗》，寫的是關於Office Mac 2011中文版的特色；這篇文章則是第三個部份，寫的是個人使用Office Mac 2011中文版的心得。

我要特別說明的是這篇文章的試用項目，都是從上班族最常使用的功能，以確認Office Mac 2011中文版的使用結果。另外，因為一時沒有辦法把Office Mac 2011的所有功能試用完，所以會陸續更新這篇文章，讓大家了解Office Mac 2011中文版與其他版本的差異。

繁簡轉換

我在分享會上問了Microsoft的代表Alex Wu，Word 2011內是否有像2003內的「繁簡轉換」，能把整篇文章繁轉簡、或簡轉繁的功能？但很遺憾的是，即使嫻熟Office 如他，也找不到這個功能。

文件引導模式

我開始使用Word的「文件引導模式」時，可以利用「文件引導模式」做關鍵字找到相關的敘述，但你就是沒法從檢視的下拉選單中找到它。

搞了半天，才發現原來「Word說明」內的「側邊列」指的是下拉選單的「提要欄位」，而「Word說明」內的「文件引導模式」指的其實是「文件地圖窗格」。

但倘若把遊標移到「提要欄位」上的第二個按鈕，它顯示的卻還是「文件引導模式」，我想這可能是繁簡體中文對功能名稱不一致的地方，看來Word的介面與內容，可能還有許多不一致的地方，需要修正。

不過，這版的「文件引導模式」真的很不錯。首先，它加入了一條藍一條白的底色，對辨識章節有很大的幫助。


其次，這版也修正了到Word 2007還一直以來存在的「分頁符號」問題：在章節上插入「分頁符號」後，該節標號會在「文件導引模式」上消失。另外，它還加入了其他的「分節符號」類型：下一頁、連續、奇數頁、偶數頁。更神奇的是，只要在拿到Word 2011內插入「分節符號」後，再拿回Word 2007一樣也可以在「文件引導模式」上看到插入分頁符號的標號。


最後，這版的「文件引導模式」只會把本文內的標題列入，至於正式內容前的Rivision History、文件名稱類的標題，則會自己篩選不列入「文件引導模式」，算是很聰明又很實用的功能。

檔案的相容性問題

我特別拿了原來在Word 2007內編輯的檔案，拿到Word 2011內編輯過，再拿回Word 2007編輯就可能會出現「Word無法啟動轉換器mswrd632.wpc」的錯誤訊息。


後來我找了《Word 靈異事件 - Word無法啟動轉換器 mswrd632.wpc》一文後，才知道遇到這個問題時，有幾種方式可以解決。

1. 執行Word 2003的「偵測與修復功能」或Word 2007的「執行Microsoft Office診斷程式」
2. 一直點「word無法啟動轉換器mswrd632」下面的「確定」
   最後它會出現文本內容，然後選「另存為」存成新檔，再打開這個檔案就正常了。也可以把舊檔的內容複製進另一新檔再存檔，也可以解決這個問題了。

比較文件

也是我常在Word 2007內使用的功能，以此來追蹤每份文件的變動。我作了兩份文件，來測試「比較文件」的功能，左邊的是「原始文件」，右邊的是「變更文件」。（如果大家也想要自行測試「比較文件」，請自行下載原始文件、變更文件）


等到我使用Word 2011「比較文件」來比較這兩份文件後，我發現比較的結果似乎並非我所預期的：

1. 標題1的樣式並未變更，但顯示已經變更。
2. 1-2節的內容位置並非在圖示的位置，而應該在1-1節的後面，第2章的前面。

如果我們再用Word 2007也來比較這兩個文件，會發現：

1. 最左邊多出一個「摘要資訊」視窗，裏面會列出「主文件」、「頁首及頁尾」、「文字方塊」的相關變更資訊。
2. 最左邊則多出兩個視窗，上面是「原始文件」、下面是「修訂文件」。
3. 中間的「比較文件」視窗則與Word 2011相同，列出插入和刪除的相關資訊。
4. 只要上下移動，左邊的「原始文件」、「修訂文件」也會跟著移動。
5. 標題1的樣式並未變更，但顯示已經變更，這個看起來是Word 2007和Word 2011共通的錯誤。
6. 第1-2節被改成了第2章，所以格式也跟著變更。

從「比較文件」來看，Word 2011並沒有太大的進步，甚至表示方式也不比Word 2007清楚。另外，Word 2007還多了一個「結合」（合併多位作者的修訂為單一文件）的功能，這點也是Word 2011目前欠缺的。

pst檔管理

是我試用Outlook 2011的另一個重點。

以往在Windows下，我們很習慣使用不同的pst檔，做為管理mail的方式，但這其實是源自於Outlook的諸多限制：

• pst檔有大小限制（原本是1G，後來變2G）。以往超過2G的pst檔，就會讓Outlook無法開啟。
• 把所有檔案放在單一pst檔時存取較慢。把相同的mail放在多個pst檔，會比放在單一pst檔有效率。
• 不同pst檔有助於管理、備份不同目的的mail。

但在Outlook 2011中，就轉而使用不同的儲存方式，直接放棄使用pst檔。

新的mail管理方式

我用WhatSize去找Outlook 2011的mail檔的位置，結果我這次有了重大的發現，Outlook 2011使用了分散式的檔案儲存mail，位置在 Documents > Microsoft 使用者資料 > Office 2011 Identities > Main Identity > Data Records > Messages > OT > OB > OM 目錄下，然後在此目錄下依照「某些規則」再細分成7K、10K、8K....的子目錄，在子目錄下又有「x00_檔名.olk14Message」的mail檔案。


而這些檔案如果有附件，則放在 Documents > Microsoft 使用者資料 > Office 2011 Identities > Main Identity > Data Records > Message Attachments > OT > OB > OM 目錄下，然後在此目錄下依照前述的「某些規則」再細分成7K、10K、8K....的子目錄，在子目錄下又有「x00_檔名.olk14MsgAttach」的檔案中。

匯出檔管理

我以工作mail的pst檔做測試，a.pst是826.9MB，b.pst是349.5MB，先匯入Outlook 2011後再匯出Outlook 2011專用的olm檔，1.12G的大小其實並沒有差多少。

不過，我得強調這個a.pst原本的大小是1G左右，因為前一陣子XP有問題，所以曾經以pst修復工具修復，所以可能移除了不少的無用空間，所以如果是用修復前的pst檔，應該就更可以清楚看出olm檔的實力。