我的Office人生-Office Mac 2011中文版體驗 - 通達人驛站
2011/7/8

我的Office人生-Office Mac 2011中文版體驗

前些日子去參加「Office Mac 2011中文版體驗會」,見識了最新版的Office。

主辦單位說,參加的人要寫文章,才有機會得到一份Office Mac 2011,所以我就開始著手寫文章。

這是第一個部份,寫的是自己使用各版Office的過程與經驗,除了作為後文的鋪陳,更重要的是讓讀者了解我使用Office的強度,讓讀者可以做為評估的參考點,讓讀者可以約略評估Office Mac 2011的內容如何。

另外,這篇文章也可以說是個人一路使用Office來的經歷,算到現在,我發現我竟然使用Office已經16年了,這是我為什麼把這篇文章訂為「我的Office人生」的原因。

開始使用Office


我和大家說過,我專科念的是建築。

我唸的那個學校最特別的地方是要念六年。第六年一整年,就是要做一個畢業專題或是畢業專題,完成了才能畢業。那知到了我這屆,竟然變成同時要做畢業專題和畢業設計。結果我找的三位同學,一位休學了,另兩位去建築師事務所搞畢業設計,留下我自己去做專題。

不過,這是一個難得的機會,讓我開始思考該用什麼工具,能讓我用一個人頂四個人,順利把專題做完,而且學會如何使用新工具,這些經驗即使在職場上也一樣用得到。

當時(1995年),我最熟悉的工具是用類似PE2、HE4(漢書)的DOS軟體,再配上倚天中文。不過這些軟體不是像Word屬於「所見即所得」(WYSWYG, What You See What You Get)的工具,而是把內容與控制碼分開處理,雖然有預視功能,但這個功能有Bug,所以往往還是要在內容完成後印出,在排版和控制上要花很多時間。

後來我的專題論文指導老師推薦我使用Word,這個動作對我影響很大。

關於Word


我一開始使用的就是Word 6版,當時Office一詞根本還沒出現。

Word 6是微軟1994年第一個以Windows和Mac之間通用程式碼的Word版本。不過當年的Mac可是貴鬆鬆的東西,我自然用不到Mac版,但我可了解Windows版的狀況。

1995年,當時可是1MB RAM 1000元的年代,一開始我使用的是80586-133MHz 8MB RAM。當時的Word6.0:
  • 有點慢,所以我一開始是把133MHz操頻到150MHz,是有快一點,不過後來會當機,所以又調回原來的時脈,所以這個問題當時無解。
  • 吃很多記憶體,我為了讓Word6.0更順暢,我又花了8張小朋友買了8MB記憶體,但偶然還是會出現記憶體不足的視窗,
  • 不穩定,所以我是把自動存檔的時間調成5分鐘,幾乎是隨時存檔。
  • 讀單檔超過3MB的檔案,很容易會當機,所以我改用「子母文件模式」,把一個大檔拆成多個小檔。
也因為要使用「子母文件模式」,所以得熟悉「樣式」功能,所以讓我有機會去比較深入了解Word。

另外,在我同學還在使用手動製作目錄檔的時候,Word6.0老早就提供自動目錄的功能了,這個不但讓我節省了製作目錄的時間,還做得比我更正確。

關於Excel


在寫專題的過程,我需要統計問卷。我在完全沒有買任何的參考書、僅靠著我對Word使用介面的了解,以及使用Excel F1 Help的範例的情況下自學Excel,成功靠Excel完成了問卷的統計,Excel 7成功的介面設計是頭號功臣。

此外,Excel 7內附的「樞鈕分析表」幫助我最多,讓我可以有效的分析蒐集到的數據。

另外,我原本是透過複製/貼上的方式,把Excel上的圖表貼到Word上直接使用,但每次和老師討論完後,又要重新修正圖表後,又重新一次複製/貼上。在初期我還可以忍受,等圖表一多我就受不了這類無趣的工作了。所以又開始研究如何可以不用這麼複雜的方式,而又能直接讀取Excel內的「動態」圖表。

原來在Word內有動態的連結,可以在開啟Doc檔時,先去讀Xls檔內的資料,然後自動更新產生新的Doc檔。這個強大的整合功能,幫助我最多,讓我有能力一個人把專題順利完成。

關於PowerPoint


在寫專題的過程,我需要每個星期上台和老師報告進度。不過那時對簡報仍然一竅不通,以為所謂的簡報就把Word的摘要擇重點,複製到Power Point上,所完成的簡報自然就是「子彈點」(Bullet Point),每個都是重點。

此外,當時的簡報需要每頁影成投影片,再用投影機顯示,根本沒有Projector,再加上當時也沒有彩色影印機,所以倒也不需要放太多的圖、或動畫做出多專業的簡報。

關於PowerPoint的使用,要到開始工作需要簡報了,才有更多的機會使用。

關於Outlook


Outlook是Office系列中我最後接觸到的軟體。一直要到1996年入伍前,去訂了雜誌了解Outlook的完整功能後,才下定決心,既使Outlook Express的舊mail資料無法轉檔到Outlook也要跳巢到Outlook。

跳巢的原因很簡單,第一是Outlook有號稱當時最完整的「聯絡人」功能,而且還可以獨立設定群組。所以,我很早就開始把眾多親朋好友的資料放在「聯絡人」上,只是當時既沒有手機能連線,會使用Emali的朋友也不多,所以完全是自己分爽的。

另一個原因是Outlook一出來就有pst檔的設計,這個設計讓我能直接另外備份收信匣和寄件備份,更重要的是這些pst檔以獨立備份「聯絡人」,這在當時算是一大創舉。

整個Office


一直要到Windows 98出現後,我才一併接觸到Office 98,不過因為當時我在服役,所以裝好試用版後並沒有太多的使用機會。直到退伍後進入職場,我才正式接觸Office,不過那時已是Office 2000的時代了。

在我印象中,Office 2000的特點就是Bug特多!而且動不動就會跳出記憶體不足的視窗。一直要到Office 2003,我個人才覺得算是穩定的版本,不但修改了眾多的Bug(但還是保留了一些Bug),也大輻度地改善了穩定度。所以,Office 2003也是我使用最久的版本。

Office 2004


到了2006年,我買了生平的第一個iBook後,才接觸MAC平台並安裝了Office Mac 2004,它包括了:Word、Excel、PowerPoint和Messenger。

嚴格說起來,Office Mac 2004並不支援中文,不過如果我不裝它的話,在iBook上就不能讀取Office的檔案,所以即使得要費一番功夫調校才能支援,我也得硬著頭皮去幹。

首先開啟Word的語系要先變成同屬漢字體系的「日文版」,然後再用ResEdit系改Office語系,把台灣區碼加入,就可以變成「中文界面的英文版」,輸入/顯示中文了。

不過,到這個階段還不算完成,還得要換掉Word的Normal.dot佈景主題文件和Excel和其他軟體的Toolbars,才算完成完整的中文化呢!

由於Office 2004不支援中文名稱的VBA巨集程式,所以如果在Windows上做好的巨集,可能在Office 2004上可能會導致無法開啟文件或是發生開啟後無法執行VBA程式的。

另外,在使用Office Mac 2004時,由於不是全頁面,所以還得自己調整頁面大小,在使用上並不十分方便!而且,我幾乎無法升級,而且有些功能(工具箱)會導致Office當機,再加上iBook的記憶體只有1.5G,因此,這逼著我非得使用別的電腦,只能在iBook上只是臨時使用Office。

即使如此,在我印象對Office Mac 2004中最深刻的反而是PowerPoint。

因為我會使用PowerPoint 2004中做簡報,它有一個「演講者工具」,讓簡報者的螢幕上可以看到本頁、下一頁、時間、最近四頁簡報,這是個超級好用的功能,不過我一直搞不清楚為什麼微軟一直不在Windows上提供這個功能?

VISIO


是我另一個最喜歡用的軟體。

其實它原本就是一家叫VISIO的公司所出的軟體,後來在1999年被微軟併購。

從Office 2003開始Visio被納入專業版,它可以說是我使用最久的單一軟體,也是我最擅長使用的製圖/繪圖軟體之一。從2003年我就開始廣泛的使用它,不但用它來畫流程圖,製作簡報,製作申請專利的圖面,甚至還可以用來設計A1尺寸的海報。

但可惜的是,它雖然被加入Windows最新版的Office 2010內,卻沒有被加入我接下來要介紹的「Office Mac 2011中文版」中,殘念呀!

小結


我一路從Windows平台上的獨立軟體介紹到Office,又介紹到Mac平台上的Office,我個人發現在Windows上操作Office、和在Mac平台上操作Office是完全不同的體驗。

這點在「Office Mac 2011中文版體驗會」中介紹Office的Alex Wu口中證實,原來在微軟內開發Windows和Mac平台Office的是兩組不同的人,這可以解釋為什麼我始終覺得的風格如此不同。

不過,這點在進入Office Mac 2011後稍稍有了不同。
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