特色說明-Office Mac 2011中文版體驗 - 通達人驛站
2011/7/14

特色說明-Office Mac 2011中文版體驗

前些日子去參加「Office Mac 2011中文版體驗會」,見識了最新版的Office。

主辦單位說,參加的人要寫文章,才有機會得到一份Office Mac 2011,所以我就開始著手寫文章。不過,我最後發現自己想寫得有點長,所以,我把它分成幾個部份刊出。

第一個部份是《我的Office人生-Office Mac 2011中文版體驗》。這篇文章是第二部份,寫的是關於Office Mac 2011中文版的特色。

由於我目前每天在Windows平台目前使用的是Office 2007版,還沒有升級到最新的Office 2010版。而在Mac平台上,之前使用的是Office 2004 Mac版,也沒有升級到Office 2008版,是最近買了MBP後才安裝Office Mac 2011中文版。

我想這可能是一般讀者的情況,所以我會從舊版Office的角度出發,讓有使用Office的讀者,更容易理解Office Mac 2011中文版和之前的版本有什麼不同。

最大的特色


Office Mac 2011中文版號稱「為台灣的MAC用戶量身定制」,強調三個重點:兼容、熟悉、專業。

不過,我確認為比這三個重點更重要的是價格。

因為在以往,Office的價格若不是由公司採購,其實零售價格往往超出一般消費者的預期望,這往往令一般使用者望之卻步,不願意購買正版。

但現在Office Mac 2011中文版在價格上非常的親民,幾乎是過去單一軟體的價格,但現在可以買到一整套:
  • Office Mac 2011家用中文版 1 Pack NT $3790
  • Office Mac 2011家用中文版 家庭套件(3 Packs) NT $5290
  • Office Mac 2011家用暨中小企業中文版 1 Pack NT $7490
  • Office Mac 2011家用暨中小企業中文版 2 Packa NT $10890
單就產品而言,「家用版」和「家用暨中小企業版」只差在最否有Outlook。

Ribbon介面


其實是Office Mac 2011中文版的另一個特色。

Ribbon介面的主要目標是整合凌亂不堪的工具列,依照使用者的頻率將功能群組化 (Grouping),讓使用者能更容易使用。所以Wiki上說
Ribbon是一個使用者介面 (User Interface),原先出現在 Microsoft Office 2007 及 2010 的Word、Excel和Powerpoint 等組件中,後來也被運用到Windows 7的一些附加元件等其它軟體中,如小畫家和WordPad。...是一個收藏了命令按鈕和圖示的面板。

設計Ribbon的目的是為了使應用程式的功能更加易於發現和使用,減少了點選滑鼠的次數。

它把命令組織成一組「標籤」,每一組包含了相關的命令。每一個應用程式都有一個不同的標籤組,展示了程式所提供的功能。在每個標籤裡,各種的相關的選項被組在一起。

有些標籤,被稱為「上下文相關標籤」,只當特定的物件被選擇時才顯示。上下文相關標籤只展示那些獲得焦點的物件的特定功能,在物件沒有被選定的時候是隱藏的。

其實如果實際操作後,會很容易了解上述內容。倘若讀者覺得上述說明很難了解,我用一個實際例子做說明大家會更容易理解。

以「表格」為例


這是我在Word內最常用的功能,當讀者在Office Mac 2011新開一個Word文件後,只看得到一排Word Ribbon。


如果使用者一點選「表格」時,就會出現「表格」功能下的常用功能(資料表選項、表格樣式、繪製框線),但因為此時尚未加入表格,所以右邊的常用功能是灰色(不能選取的狀態)。倘若再次點選「表格」,就又縮成原來一排的Ribbon。


當讀者點選最左邊的「插入或繪製表格」插入表格後,讀者會發現右邊的常用功能已從灰色不能選取的狀態變成可以點選的狀態,此外,原本Ribbon中「表格」的右邊是「圖表」,現在則多出了一個紫色的「表格版面配置」。


這時如果再點選紫色的「表格版面配置」,就會出現了「表格版面配置」的進階功能,而且這些功能的外側會出現一個紫色外框,以做為與「表格」功能選單的區隔。


透過這個方式,就能達到Ribbon的設計目的,「減少了點選滑鼠的次數」,也「更易於發現和使用應用程式的功能」。

Word 2011新功能


可以直接點選擇「檢視」切換成「筆記本配置」,再切換到「音訊記事」,就能點選「錄音」後,直接排序錄音檔。錄完音後,還可以切回「常用」選單,以不同的層級整理錄音檔。

這個功能對學生、記者或秘書最有用,因為他們可以直接用錄音的方式,就能靠「標題」整理筆記、訪問稿和會議記錄,在整理文件上會有很大的幫助!

此外,在Office Mac 2011中文版也終於提供了注音的功能。其實這個功能在Windows平台早在Office 2003就已經提供,但在Mac平台上,卻一直得到這版才提供。


最後,在Office Mac 2011中文版也提供了中文常使用的直排,這個功能對使用漢字的國家非常有用。


Excel 2011


這次排序功能加入了注音排序、筆劃數排序的功能,實際使用時,只需要選「排序」->「指定排序」->「選項」,就能選擇依照「依注音排序」或「依筆劃數排序」,很符合台灣的使用情況。


我個人覺得Excel 2011最好用的功能,非「走勢圖」莫屬(雖然在Excel 2007就已經有這個功能了)。只要指定一連串的數列,就能自動生成「走勢圖」,更重要的是「走勢圖」還可以用拉取的方式複製,用這個功能來看一堆數字時,很快就能發現特別的數列,相當的方便!


PowerPoint 2011


最大的特點是提供比以前更多的「專業」簡報庫。

此外,PowerPoint 2011除了提供更專業的佈景主題外,每個佈景主題還可以另外選擇:不同的色彩「風格組合」、字型、投影片大小,而且讓使用者實際調整/預覽後,再決定是否採用,我認為光這個功能,就可以大輻節省選擇/調整佈景主題的時間。

另外,PowerPoint 2011還直接提供了辦公室內可能會常用的15個簡報範本,例如:專案狀態報告、訓練新員工、簡介POWERPOINT 2011。

就以「專案狀態報告」來說,我個人認為非常的專業,每頁簡報標題從:目前的狀態、問題和解決方法、時間表(有三種樣式可供選擇)、展望(解釋下一個里程、步驟)、相依性和資源安排,這應該可以有效幫助上班族節省製作簡報的時間。

當然,如果上述的簡報佈景主題和簡報範本都不能滿足讀者,沒關係,還可以選「線上範本」。這裏面已經有更多分門別類的用途(資料庫、圖表、行事曆、賀卡)/簡報類型(保健、設計、學術、商務)作區分的各式現成簡報範本可供參考。


最後,PowerPoint 2011還提供「投影片廣播」的功能。


點選後,預設選「PowerPoint Broadcast Service」後點選「連線」,經過一段時間的轉檔,就會出現「投影片廣播」的畫面。這時可以選擇「複製連結」,然後以mail寄出連結給欲邀請的對象,然後再點選「播放投影片」。


這個時候有收到mail的人,開啟mail後,點選連結就會進入一個網頁,這個網頁就會隨著簡報者的簡報畫面持續地動態更新。我使用的是iPhone 3GS,根據Alex Wu的說法,「投影片廣播」是否流申暢,完全取決於當時的網路速度,我在家試用倒是挺快就切換頁的,但到我寫完這篇文章前,我雖然可以從文字看到頁面的變換,但卻無法看到投影片,並且出現「PowerPoint Mobile Viewer發生錯誤,因此無法顯示此投影片」的錯誤訊息。


按esc跳出撥放投影片的畫面後,簡報者還會停留在「投影片廣播」的狀態,需要點選「結束」才會離開特色說明-Office Mac 2011中文版體驗。


Outlook 2011


是Office四個軟體中,我個人認為改變輻度最大的一個,也是最值得好好研究的一個,因為它最不像以往在Windows上的Outlook。

這個改變,不僅僅是從Outlook 2007比較,即使是從Outlook 2010去比較,也能感受整體的不同操作氛圍。

最明顯的例子是在中間的mail list內上下移動遊標至mail時,會自動把mail list內相同title的mail也反「淺藍」標示,提醒使用者注意目前這個mail與其他關聯性的mail。

另外,在右側的mail內容視窗,如果這封mail是來來回回討論相同title的mail,就會在視窗的左上角顯示一個「顯示此交談中的所有訊息」。點選後就會出現一個「交談」視窗,並由上至下列出此一主題從尾(最新)至頭(最舊)的所有來回討論過程:姓名、第一段mail、回信的日期,好讓使用者更容易掌握事情的發展,直接點選就能直接跳到該封mail。

My Day


顧名思義就是Outlook內附的一個行程管理小軟體。

讓使用者即使不開Outlook,一樣能夠像Dashboard一樣,在桌面直接顯示當日的行程、與該完成的工作,時間到了還會自動提醒使用者,是一個相當實用的小工具。

參考工具


是一個Office內共用的工具,不像「My Day」可以獨立開啟,只要所有的Office軟體都關閉時,「參考工具」也會一併關閉。

其實我個人覺得這個工具非常好用,可以在「參考工具」和「剪貼簿」間切換。在「參考工具」一共提供了「同義字」、「字典」、「雙語字典」、「翻譯」、「Web搜尋」等四個工具。

使用的方式很簡單,只要網路連線正常,在最上面的欄位中輸入要查詢的字,就會自動連回Office指定的Server,下面的欄位就會自動出現結果。


小結


雖然有人會懷疑為什麼非得要在Mac上使用Office?所以有人選擇了OpenOffice,有些人選擇了採用其他的工具。

不過對一個使用MBP又要收Exchange mail的上班族而言,Outlook是必備的收信軟體,而開doc檔、xls檔、ppt檔的最佳軟體,則又非Office Mac 2011莫屬。

你問我的選擇?我還是會選Office Mac 2011。

因為我真的不想只為了省錢,選擇其他軟體開檔案找自己的麻煩。
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