「研發記錄簿」的二、三事 - 1/2 關於「研發記錄簿」

這篇文章是要回應網友MaoYang的文章《您還在使用「研發記錄簿」嗎?》。

不過，為了回答MaoYang的問題，我將回應分成兩篇文章：

• 關於「研發記錄簿」
• 為什麼工作還是接不起來？

這是第一篇，我將說明我所知道的「研發記錄簿」。

我服務過的公司

大多都有設置「研發記錄簿」這個原本立意良善的制度，但根據我的觀察，這幾乎已經變成徒具形式的活動了。
另外，我服務過的公司中也曾遇到MaoYang所說的問題：記錄在「研發記錄簿」的內容沒人看，這篇文章就是要討論相關的事項，我認為可以從以下的幾點分別說明：

• 關於「研發記錄簿」；
• 「研發記錄簿」的功用；
• 「研發記錄簿」的形式；
• 「研發記錄簿」執行成效不彰的原因；
• 改進「研發記錄簿」的方法。

關於「研發記錄簿」

依照「研發記錄簿」的名稱，自然只有研發部門的人才需要寫，如果要讓一般工作性質的員工也能使用，名稱自然也可以改成「工作記錄簿」，這樣就可以不限於研發人員才能使用。

從實務面來看，以PDCA循環來看「工作記錄簿」，它是橫跨P、D、C、A之間的活動。

以我自己過去的使用方式為例：我在作測試前，會先想要如何測試，然後作成測試計畫、和測試個案，接著印出、剪下、再貼到「工作記錄簿」上。

在測試時，就依照「工作記錄簿」上的表格，一格、格填入結果，接著會在檢討測試報告的會議上，在「工作記錄簿」上記錄不相符的部份，並回頭修改測試計畫、和測試個案。

所以對我而言，大多數的工作從規畫階段一直到執行、記錄成果、進度，檢討問題、進一步的改善行動都記錄在文件中。

但我也得承認，寫「工作記錄簿」的唯一缺點就是耗費時間，但我自己寧願將這個成本視為一種管理成本，至少能有效管理工作記錄。

「研發記錄簿」的功用

1. 保存證據
   像是作IP的公司，就必須透過「研發記錄簿」來記錄工作過程中的發想過程、實驗記錄、討論內容、成熟度，這樣未來如果遇到專利糾紛時，就可以以此作為舉證。
2. 記錄工作知識
   可以記錄工作中處理問題的手法、技術手段，作為未來的參考依據。
3. 記錄進度
   可以記錄工作的進度。

「研發記錄簿」的形式

記錄的形式除了用紙本外、其實也可以使用其他形式。 像是某些公司，就把手寫、或是電腦文件的格式，改成了電子形式，這樣就不必再重覆謄打，節省了轉換成電子形式所需的時間。但這個方式未來要查詢時，只能靠關鍵字來找資料。 作得更好的系統，是專門的工作記錄系統。透過這個系統可以將工作記錄，分別依照不同的產品、專案作歸檔，這樣除了可以依照不同的產品、專案來詢找過去的資料，更進步的還可以透過累績的資料，統計工作時數，甚至計算產品、專案的成本。

更好的系統

更進步的公司，會將工作記錄系統與考核系統合併，這樣除了有工作記錄系統的功能外，還可以每天追蹤工作進度，並進行工作考核，不用再等到每季、每年準備考核資料，能有效的提昇工作效率與考核效率。 更棒的系統，除了具有前述系統的功能外，還將工作記錄系統和KM(Knowledge Management)系統整合在一起，這樣工作過程中遇到自己不能解決的事項，可以直接在KM平台發問、並尋求解答。 這樣有能力回答問題的同仁，就可以直接在KM系統上和同事互相討論問題，這些互動也會一併列入自己的工作記錄和績效內，管理者就可以直接在系統報表內知道工作者的表現。 但這必須特別說明：如果有牽涉到專利、著作權的內容，目前仍然將以紙本為主要的證據，因為它通常一經記錄後即無法再改變內容。不過最近美國的法庭已經能接受用mail作為證據來源了。

「研發記錄簿」執行成效不彰的原因

根據我觀察服務過的幾間公司，我發現大多數的公司執行「研發記錄簿」的成效不彰，追究其原因我自己認為有以下的因素：

1. 不了解設置的目的
   我發現有許多主管根本不了解這項活動的目的，過去也沒有接受相關的訓練，這導致他們往往輕視這個活動。
2. 缺少相關的教育、訓練
   要讓這些主管接受「研發記錄簿」，就必須要靠教育、訓練，讓他們知道為什麼需要「研發記錄簿」，以及它的重要性。當改變了他們的想法後，就會影響到了更基層員工的行為了。
3. 管理系統有缺陷
   此外，因為主管根本不了解「研發記錄簿」，自然不知道它們能如何幫助自己改善管理成效，自然忽略了「研發記錄簿」能勾稽工作績效的功能，因為「研發記錄簿」流於形式，部屬自然也不用心填寫了。

改進「研發記錄簿」的方法

我自己認為，設置「研發記錄簿」不光只是要求員工每日填寫之外，還必須搭配其他的活動才行 。 在員工一進入公司時，就可以對員工進行教育訓練，培養：正確撰寫「研發記錄簿」的能力，同時建立對專利的正確認識和敏感度，這樣他們不但會知道自己寫的東西，或許有一天會變成法庭上的呈堂證供；也會知道在什麼情況下、有那些東西可能可以申請專利。 主管應該要花時間定期Review部屬的「研發記錄簿」，因為他們通常都具備相關專業知識，所以他們除了可以必須見證內容的有效性以及時間點（這樣可以在採用「先發明原則」的國家申請專利的過程中提出時點的證明），還可以提前瞭解撰寫的內容是否具有申請專利的價值。 此外，從這個活動他還可以知道部屬的：

• 每個進行中的工作事項（技術）是否與計畫相符？進度（成熟度）如何？
• 對於領域知識的了解是否正確？
• 工作中有遇到那些問題？解決手法為何？

另外，公司也可以考慮設置內部稽核人員，由他們定期抽查「研發記錄簿」，並簽名存證以確認：

• 記錄內容的品質高低？
• 是否需要提出專利申請？

此外，我也建議由內部稽核人員評定「研發記錄簿」內容的品質，並將品質的高低列為績效考核的依據，這樣員工就會被迫認真的撰寫「研發記錄簿」了。但至於要採用那些績效考核的指標則可以依照實際需求制定，但制定後就必須寫在「研發記錄簿注意事項」內。 最後，也不能只單靠撰寫工作記錄簿，還必須搭配一個相反的指標，如：工作執行成效。以防止某些人浪費時間將「研發記錄簿」作成美觀但無實際用途的文件。

1. 張彩菊-《研發記錄簿對專利申請的作用》
2. 經濟部工業局「協助傳統產業技術開發計畫」研發記錄簿使用說明